玩转Office文档“减肥”

(摘编自硅谷动力)

在编辑Word文档时，细心的人会发现，原来只有几十K的文档经过几次编辑后，身材竟然胖达上百K，甚至几百K，这是什么原因呢？怎样来给它减肥呢？试试下面的办法吧。　　

　　1．关闭“快速保存”选项

　　在Word中，打开“工具→选项→快速保存”选项，选中这个选项时，每次进行保存文档的操作则只保存文档的修改部分，保存速度较快，但文档的大小也会增加，即使是对文档进行删减操作也是如此。目前计算机的速度较快，因此开启这项功能所带来速度的增加毫不明显，但付出的代价是文档的大小急剧膨胀，建议不要选中这个选项。如果你有一个Word文档选中了这个选项，那么试着关闭这个选项，再对文档稍作修改，然后保存，你会惊奇地发现文档的大小会大幅度缩小!　　

　　2．选择适当的图片格式

　　在Word文档中引用的图片格式一般有三种，BMP、JPG、GIF。BMP格式保存的图片保真度较高，但大小往往是其它两种格式的几倍至几十倍，而照片、扫描图片等用GIF格式保存则失真非常严重，因此建议图片先采用JPG格式保存，然后再引入到Word文档中，这种格式的图片大小不仅比BMP格式小很多，而且往往也比GIF的格式小，而保真度与BMP格式则相差无几。　　

　　3．利用“插入”引入图片

　　在Word中插入图片有两种方法，第一种是将图片保存为一个JPG格式的文件，选择“插入→图片→来自文件”，打开“插入图片”对话框，选中所需插入的图片文件，点击“插入”即可。另一种是用“画图”、“Microsoft照片编辑器”等打开这个JPG文件，选中并复制，然后在Word中点击“粘贴”即可插入。强烈建议大家采用第一种方法，虽然两种方法在Word中得到的图片质量是一样的，但第一种方法所形成的Word文档的大小可能会比第二种小几十倍!

4．利用工具软件调整图片大小

　　虽然当图片引入Word文档后，可以改变图片的尺寸，但是这对文档的大小并没有影响，而在“Microsoft照片编辑器”等软件中，减小图片的尺寸则会使图片文件的大小相应减小，因此建议先在工具软件中将图片的尺寸减小至合适的程度，然后再引入至Word文档中，这样也能有效降低Word文档的大小。　　

　　上述方法不仅对Word文档有效，而且对于Excel和PowerPoint文档也是可行的，有时甚至能将文档大小减少为原来的几十分之一。

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