Office锦囊妙计大放送中

(摘编自硅谷动力)

按会话查看邮件　　

　　Outlook2003 可以按线程查看邮件，这是一个更快地浏览收件箱的简单方法。只需选择“视图” 　 “排列方式” 　 “会话”。如果你的阅读窗格是在右侧，你可以更快地完成这一设置，只要点击邮件列表上方的“排序字段”。你还会发现，如果每个邮件都包含以前的邮件，你可以读线程中最后一条邮件，而不需要挨个看下来，这样你就可以删除早期的邮件，保留最新的邮件，方便地清理你的收件箱。　　

　　更多的阅读空间　　

　　 Outlook 2003 有一个灵活的三栏格式，阅读窗格在右侧，这样无需打开每条邮件即可阅读。但有时你需要更大的空间来阅读。按 Alt-F1 可以切换导航窗格的开、关，这样就为阅读窗格提供了更大的空间。试试这个方法，你以后可能会经常用。　　

　　用快捷方式跳转

　　当第一次保存或添加邮件附件时，Outlook 缺省都是到“我的文档”里。如果你一般不用“我的文档”加附件或存附件，这种方式就很麻烦。有一种简单的解决方法是在“我的文档”里增加快捷方式，可以快速转到常用的文件夹。这样，你可以点击快捷方式，而不用一层层地寻找某个文件夹。　

　　要创建这种快捷方式，先打开“我的文档”文件夹。选择“文件” 　 “新建” 　 “快捷方式”，选“浏览”找到快捷方式指向的文件夹。点击“下一步”，输入一个快捷方式名。在命名快捷方式时，用“&”作第一个字符，这样它就可以出现在文件列表的最前面。下次在 Outlook 中增加或保存附件时，只需点击这个快捷方式，立刻就可以到想去的文件夹。　　

　　增加标志工具栏
　　

　　

　　如果你在 Outlook 2003 中用各种标志颜色表示不同的事情，有时可能会忘记标志的意义，下面有个小窍门：将标记放在一个工具栏中，给它们起个名字。这样，一方面这些按钮可以表示出标志的意义，另一方面还可以用这些按钮给邮件快速加标志。　

　　选择“视图” 　 “工具栏” 　 “自定义”。在“自定义”对话框内，选择“工具栏”　“新建”。输入“标志”作为名字，然后点击“确定”。将新工具栏拖到 Outlook 的工具栏区。接着，在“自定义”对话框内选择“命令”标签。从“类别”中选取“动作”，并找到与“红色标志”、“蓝色标志”等相对应的项。将每一个标记命令拖到新工具栏上。另将“清除标志”命令也拖过去，它可以用来清除邮件上的标志。右击每个标志按钮，在“命名”处输入一个名字，确认“图像与文本”已选中，然后关闭“自定义”对话框。下次要标志某一项时，只需选择该项，然后点击工具栏上的相应标志按钮即可。

展开与折叠文件夹树　　

　如果你更愿意用键盘而不是鼠标进行操作，你可以用数字小键盘上的星号键来展开当前选中的Outlook文件夹树。再按一次该键，所有新打开文件夹的下一级子文件夹也展开。每次按 * 键都展开一级。数字小键盘上的减号（-）键则可以一次折叠起所有文件夹。　　

　用拖拽法设定类别和更改项目　　

　　在 Outlook 中，你可以指定一些类型，这样可以方便地将相关项分组。例如，你可以将许多联系人按个人关系或工作关系进行分类。如果你要将某一类指定到已有的 Outlook 的项目上，可以用简单的拖拽方式。选择“视图” 　 “排列方式” 　 “类型”。然后，如果程序已经设为显示分组了，则选择“视图” 　 “排列方式” 　 “按组排列”。你可以将某个记录拖到相应的组上，从而给这个记录分类。你还可以用这种方法输入或修改其它的字段，如公司名等。　

　　是否真是垃圾邮件？　　

　　Outlook 2003 里有一个还算不错的垃圾邮件筛选器，但与其它垃圾筛选器一样，它有时会错把有用的邮件判断为垃圾。如果有用邮件从想不到的地方发过来，Outlook 的“安全发件人名单”就没用了。因此，在删除垃圾邮件时至少要飞快地扫一眼，确认你没有丢失什么有用的信件。还要确认你的垃圾邮件筛选器是最新版本。微软已经发布了一个更新程序，你可以点击“帮助” 　 “检查更新”来获得它。　　

　　体中使用缺省字段　　

　　Outlook 的信息都保存在数据库里，所以当你看到象联系人或约会这样的项目时，它是使用了一个窗体来提取信息，并且提供一些字段供输入信息。Outlook 允许你自己定义窗体，并且为字段建立缺省的输入值。　

　　对自定义的窗体，为窗体中的一个指定字段建立一个缺省输入非常有用。假设你在 Outlook的“任务输入”窗体基础上创建了一个项目窗体，其中有一个关于项目客户的字段。如果你有一个主要客户，它的名字经常要填到这个字段中，则你肯定希望每次建立项目记录时 Outlook 能自动输入该客户名。　　

　　要建立一个缺省输入，先确认你要修改的窗体名。右击文件夹表里的文件夹名，选择“属性”，然后记下文本框“与此文件夹相关的窗体”名字。关闭属性窗口，到相应的文件夹里建立一个新的空记录。添加一个输入作为缺省值，然后选择“工具” 　 “窗体” 　 “发布窗体”。通过文件夹的导航找到旧窗体，然后将修改后的版本发布在同一个文件夹中，使用同样的名字。（你也可以用新名字，但那样必须更换在文件夹属性对话框中的窗体名字。）然后关闭正在工作的记录，打开一个新的记录。在第一次尝试时，你可能会得到一个信息说 Outlook 无法打开窗体。点“确定”并再打开一次新窗体。它就应该能以缺省输入打开了。

　　周六和周日：一天或两天？　　

　　Outlook 中缺省的月份视图是将周六和周日合为一栏。但你可以切换到分离显示状态。要找到这个命令，在日历中任何地方右击，选择“其它设置”。然后去掉“压缩周末”的选择勾。当然，也可以用同样方法把显示方式再改回去。这一设置也决定了打印时是六栏形式还是七栏形式。

小心中断的日期　　

　　如果你在 Outlook 联系人中选择“详细信息”标签，你会看到“生日”和“纪念日”字段。这里输入的日期会作为循环事件自动插入到你的日历中。（你不需要知道某人出生年份，只要日期。）但是，这个功能在 Outlook 2003 中无法正常工作。下面作一个快速测试：　　

　　建立一个新联系人名叫小莉，用今天的日期作为生日，保存记录。然后将名字改为小红，再保存记录。最后将生日改为三天以后（就好象第一次输错了，这次改回来），也保存记录。如果你在 Outlook 2002 中做这件事，得到的是一个日期项，而且非常正确。在联系人的“便笺”字段里还会有一个链接对象，你可以删除这个对象，将这一事件从日历中去掉。　　

　　但在 Outlook 2003 中，你会发现每次输入的记录都单独保留了一份，并且在“便笺”字段处没有链接对象。你必须在日历中寻找每个输入项，或者到“活动”标签里让 Outlook 去寻找。但是，没有办法解决这个问题。我们只能警告你小心，因为这些输入项都是循环的。如果你没有清除被改掉的旧输入项，它们会年复一年地显示出错误的姓名和日期。　　

　邮件存档　　

　　随着邮件在收件箱中不断积累，你的 Outlook 数据文件也会变得很大。这会吃掉系统资源，增加 Outlook 装入所花时间。如果你不想删除邮件，最好把它们存档。一个存档的方法是用“文件” 　 “存档”命令，填好“存档”对话框中的选项，然后点“确定”。另一个简单的办法是创建第二个数据文件。从 Outlook 主窗口中，如果你已经有一个存档文件时，选择“文件” 　 “打开” 　 “Outlook 数据文件”，如果没有则建立一个，用“文件” 　 “新建” 　 “Outlook 数据文件”。

　　

　　如果你使用的是 Outlook 2003，你会看到一个对话框，问是使用新的 Outlook 格式，还是用 Outlook 97 到 2002 的格式。第二个文件打开后，将你期望存档的文件夹或文件拖到第二个文件里，最后，关闭这个文件。还有一种办法是使用 Outlook 的自动存档功能。要为每个文件夹设定自动存档功能，右击该文件夹，选择“属性”及“自动存档”标签，然后按自己的要求设定选项。　　

　　按文本存档　　

　　当你要对旧的会话存档时，应考虑输出到文本文件，而不是发送到 Outlook 存档文件。因为文本文件占用空间较小，如果需要浏览或搜索时可以方便地用 Word打开。要创建文本文件时，先选择要存档的邮件，然后选“文件” 　 “另存为”。确认文件格式设定为文本，找到要存放的文件夹，输入一个文件名，选择“保存”。然后就可以把邮件从 Outlook 中删除了。

预览幻灯片

　　

　　要在编辑中快速预览幻灯片，按住 Ctrl 键，并点击“幻灯片放映”菜单的“观看放映”。此时在编辑的幻灯片上方出现一个小的预览窗口，而不是普通放映时从当前幻灯片开始的全屏方式。如要编辑幻灯片并且实时看到更改的效果，可以改变 PowerPoint 的窗口尺寸，使预览窗口也可以同时显示在屏幕上。此时，任何修改都可以实时地显现在预览窗口中。　　

　　微移对象　　

　　要用鼠标将一个对象移动微小的距离是很令人烦恼的事，此时最好抛开鼠标使用键盘。只需选择你要移动的对象，然后用方向键朝需要的方向作移动。每按一次键，对象将移动 1/12 英寸(约2.1毫米)。　　

　　不同的背景　　

　　如果你想使某几片幻灯片背景与众不同，可以删掉选用的母版背景。首先选择要更改的幻灯片，然后点击“格式” 　 “背景”，选中“忽略母版的背景图形”框，点“应用”。如果要一次选择多张幻灯片，到“视图”菜单中点击“幻灯片浏览”，然后按住 Ctrl 键并点选要修改的幻灯片。最后到“格式“菜单中重复以上步骤忽略原背景。　　

　　对准对象　　

　　你可以自动地置放一些对象，或使其与幻灯片上的其它对象对准（不需要用尺寸或网格）。按住 Ctrl 键点选这些对象。点击屏幕左下方的“绘图”按钮，并选择“对齐或分布”。在弹出菜单中选择一个选项，则所选对象将自动对齐或分布。　　

　　隐藏幻灯片　　

　　你可以建立一种幻灯片，它只是在放映需要时显示为参考内容。要隐藏参考幻灯片，到“幻灯片放映”菜单中选择“隐藏幻灯片”。记录下被隐藏幻灯片的号码。在演示的任何时候，你都可以输入它的号码然后回车，就可以跳到该幻灯片。　　

　　输入页号跳跃的方法对所有幻灯片都有效，不局限于隐藏的幻灯片。如果你有多个不连续的隐藏幻灯片，按 H 键可以跳到下一个。要返回演示的位置，右击幻灯片，选择“上次查看过的”。　　

　　还有一种方法，你可以在其它幻灯片中创建一个动作按钮来显示隐藏幻灯片。先选定一个置放动作按钮的幻灯片，点击“幻灯片放映” 　 “动作按钮”，选择一个图标放在幻灯片上。动作按钮置放完成后，将显示出“动作设置”对话框。你可以选择用“单击鼠标”或“鼠标移过”作为触发器。下面选择“超链接到”并从下拉列表中选择“幻灯片…”。从幻灯片列表中选择一个隐藏幻灯片。在演示时，单击动作按钮就可以显示隐藏幻灯片了。　　

　　还可以用以上步骤在隐藏幻灯片中建立一个动作按钮，点击它将回到原来的幻灯片。

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