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用Outlook发送非常规形式的邮件

 

　　Outlook 2003不仅能发送普通邮件，还能发送一些独具特色的邮件，不信你就往下看。

　　1.发送表决信件

　　当某事需要进行投票表决时，我们可以使用Outlook发送带有投票请求的邮件，并可以收集对方回答的反馈信息。利用这项功能，我们可以轻松做各种调查。

　　运行Outlook，打开“邮件”，单击工具栏中“新建→邮件”，在打开的新邮件窗口中按常规填写相应内容并书写邮件正文，单击工具栏中的“选项”按钮，打开“邮件选项”窗口，勾选“使用投票”按钮，并在其后的下拉列表中选择按钮内容(图1)，最后发送该邮件。

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　　当收件人用Outlook收到并打开这封要求投票的邮件之后，工具栏中会出现相应按钮(图2)，单击某个按钮，然后把该响应发送出去，对方即可收到投票结果。

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　　2.发送提醒邮件

　　发给对方一个邮件，告诉他在将来某个时间做某事(如开会)，又怕对方到时忘记，这时我们可以发送一封带有定时提醒功能的邮件，以到时给对方提个醒。在邮件撰写窗口写完一封邮件之后，单击工具栏中的“标记邮件”按钮，出现“后续标志”窗口(图3)，在“到期时间”后的两个下拉列表中分别设置提醒的日期和时间。

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　　设置完毕即可发送该邮件，对方用Outlook接到邮件之后，当设置的时间一到，系统会出现“提醒”窗口进行提示，再也不会忘记要做的事了。

　　3.发送审阅邮件

　　编辑好一篇Office文档(如Word、Excel、Powerpoint)，想请远方的好友修改一下，我们可以利用Outlook发送要求审阅的邮件。以审阅PPT幻灯片为例:在Powerpoint中打开PPT文件，单击菜单“文件→发送→邮件收件人(审阅)”，会出现Outlook的新邮件窗口，幻灯片已自动添加为附件(图4)，填上收件人地址后单击“发送”按钮，把需要审阅的文档发出。

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　　朋友收到邮件后，即可用Powerpoint修改，然后单击“审阅”工具栏中的“回复时包含更改”按钮，同样会调用Outlook来建立一个新邮件，修改过的文件会自动被添加到附件中。

　　用Powerpoint打开朋友修改过的文件时，会出现一个询问框(图5)，单击“是”，即可把修改合并到幻灯片文件中。同样还可以把另外的修改合并进去。幻灯片打开后，所有的修改会用不同的颜色加以标识，一目了然。

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　　对于不需要的修改，可以将其删除;要留用的修改，只需单击修改标记，勾选其后的复选框，即可自动完成修改。审阅整理完毕，可单击“审阅”工具栏中的“结束审阅”按钮，来删除所有未应用的更改，并终止审阅过程。用Outlook发送审阅邮件为我们协同工作提供了一个简单的途径。

　　4.发送视频邮件

　　随着邮箱越来越大，给好友发一封视频邮件已经不在话下。这不，Outlook就要发送视频邮件了。要在Outlook 2003中发送视频邮件，需要安装其视频电子邮件插件Video Mail。有了它，就可以把摄像头拍摄的视频内容，或已有的视频文件，作为邮件发给朋友了。

　　安装完Video Mail后，运行Outlook 2003，在工具栏中会多出一个“Video Email”工具栏，里面有两个按钮——“Video Message”和“Reply with Video”，它们分别用于发送视频邮件和回复视频邮件。单击“Video Message”按钮，打开“Video Email”窗口(图6)，在此可以录制最长15秒的视频，单击菜单“Action→Record a Video”或按下空格键开始录制视频，或单击右下角的“Import Video File”按钮来打开已有的WMV格式的视频文件。

　　“Play”和“Stop”按钮用来播放和停止当前视频文件。要想保存当前的视频，可以单击窗口右下角的“Save Video File”按钮，即可保存为WMV格式的视频文件。单击“Insert Video to Email”按钮，即可把当前视频导入到Outlook的邮件中(图7)，输入收件人地址、主题等，单击“发送”即可把视频邮件发送出去了。

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　　要想回复视频邮件，在单击“Reply with Video”按钮后，其余操作与上述过程相同。

　　另外.在单击“Insert Video to Email”按钮，把视频导入Outlook时，如果没有安装“Collaboration Data Objects”组件，系统会提示你安装:放入Office 2003的安装光盘，运行安装程序，在安装时选中“选择应用程序的高级自定义”，然后选择选择“Microsoft Office Outlook”中的“Collaboration Data Objects”组件进行安装即可。

 

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